Statuts de l’association

Déposés le 30 Octobre 1985 à la Sous Préfecture de Saintes, sous le n° 2460.

Statuts modifiés par l’Assemblée Générale extraordinaire du 2 décembre 2023 à Saintes.

Article 1er : Constitution

A/ Dénomination : Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une Association régie par la loi du 1er Juillet 1901 et le décret du 16 Août 1901, ayant pour nom : Cercle Généalogique de Saintonge.
B/ Siège Social : Le siège social est fixé 8, rue Mauny 17100 Saintes. Il pourra être transféré par simple décision du Conseil d’Administration.
C/Durée de l’association : la durée de l’association est illimitée.

Article 2 : Buts

Cette association a pour but :
– de réunir les généalogistes amateurs qu’ils soient débutants ou confirmés,

– de favoriser les contacts et échanges mutuels d’informations et de documents,

– d’entreprendre en commun des travaux et des études d’intérêt généalogique,
– de participer à toute action entreprise pour développer, coordonner, vulgariser la généalogie.

Article 3 : Actions et Moyens

Pour réaliser ces buts, l’association peut :

– accueillir dans ses locaux les généalogistes débutants ou confirmés,
– collecter, étudier, sauvegarder les relevés des registres paroissiaux, pastoraux, d’état civil et d’actes notariés et autres documents,

– informatiser et mettre à la disposition des adhérents, dans la salle de lecture, les ordinateurs sur lesquels sont enregistrées toutes les données ainsi que Généabank.
-créer, organiser, administrer un service d’entraide,
– éditer, publier, animer tout support de communication pour valoriser l’association (revues, site internet, rencontres, conférences,..),
– organiser, réaliser, encourager toute activité par des manifestations, des sorties journée du patrimoine, expositions, congrès…,
– créer des antennes dans notre secteur géographique.

Article 4 : Composition

L’association se compose de :
A) Membres actifs ou adhérents : sont membres actifs ou adhérents, ceux qui paient leur cotisation annuelle après avoir signé une fiche d’adhésion.
Ils participent par leur engagement permanent à la réalisation des objectifs de l’association. Tout projet doit avoir l’aval du Conseil d’Administration.
B) Membres d’honneur : sont membres d’honneur, ceux qui ont rendu des services reconnus et signalés à l’association. Ils sont dispensés de cotisations, ont voix consultative à l’assemblée générale
et ne sont ni électeurs ni éligibles.
C) Membres bienfaiteurs : sont membres bienfaiteurs, ceux qui paient ou non une cotisation qui font un don significatif à l’association.
Le règlement intérieur précisera certaines particularités concernant les cotisations ainsi que les avantages rattachés.

Article 5 : Radiation

La qualité de membre se perd par :

– la démission,
– le décès,
– le non-paiement de la cotisation,

– le non-respect des statuts et du règlement intérieur,
– l’exploitation lucrative des travaux détenus par le CGS ou réalisés sous son égide,
– la décision du conseil d’administration pour tout autre motif non conforme à l’éthique du CGS.

Article 6 : Ressources

– le montant des cotisations,
– les subventions du département, de l’Etat, des communes et autres collectivités,
– les dons manuels legs,
– les intérêts et revenus des sommes appartenant au cercle,
– le produit des ventes, publications et documents édités par l’association ou les recettes éventuelles réalisées lors des manifestations.

Article 7 : Le Conseil d’Administration

L’association est gérée et administrée par un conseil d’administration composé de 9 à 18 membres élus à majorité simple par l’assemblée générale, à bulletin secret, pour une durée de 6 ans avec un renouvellement par tiers tous les 2 ans. Les membres sortants sont rééligibles.
En cas de vacance, le Conseil pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres par cooptation.
Il est procédé à leur remplacement définitif par l’Assemblée Générale suivante. Le mandat des membres ainsi désignés prend fin à l’époque où devraient normalement expirer les mandats des membres remplacés.
Pour être éligible, il faut être membre de l’association depuis au moins un an, à jour de sa cotisation et majeur.
Exceptionnellement, si le nombre des membres du conseil d’administration se retrouvait inférieur à 9, les membres restants auront le pouvoir de prendre toutes décisions utiles pour assurer le bon fonctionnement et aux fins de compléter le dit conseil, convoqueront une assemblée générale ordinaire dans les plus brefs délais.

Article 8 : Le Bureau

Le conseil d’administration élit parmi ses membres un bureau composé de :
– un président,
– 1 ou 2 vice-présidents,
– un secrétaire, un secrétaire adjoint,
– un trésorier, un trésorier adjoint.
Le bureau est choisi après le renouvellement du tiers sortant des membres du conseil d’ administration ou en cas de modification de sa composition.
Un(e) Président(e) ne pourra assurer cette fonction que pendant 6 années maximum, consécutives ou pas.
Éventuellement, elle pourra être prorogée d’un ou plusieurs mandats.
Tout membre ayant délégation de signatures bancaires ne doit pas faire l’objet d’un interdit bancaire ou de gestion temporaire ou pas.

Article 9 : Réunion et pouvoir du Conseil d’Administration et Bureau

Le conseil d’administration se réunit au moins trois fois par an sur convocation de son président et chaque fois que nécessaire ou sur la demande de la moitié de ses membres plus un.
Les convocations mentionnent l’ordre du jour de la réunion arrêté par le Président du conseil d’administration. Le conseil d’administration est responsable de tout le fonctionnement de l’association. Il en assure la bonne marche pour la meilleure réalisation des objectifs et rend compte de sa gestion et administration à l’assemblée générale.
Le conseil d’administration peut s’adjoindre à titre consultatif toute personne susceptible d’apporter une information spécifique.
Les décisions sont prises à la majorité des voix des personnes présentes ou représentées. A la demande d’un seul membre, un vote à bulletin secret pourra être effectué. En cas d’égalité, la voix du Président est prépondérante comme dans tous les autres votes.
Il est établi un procès-verbal des délibérations.

Article 10 : Assemblée générale ordinaire

L’assemblée générale ordinaire comprend tous les membres de l’association à jour de leur cotisation. Elle est convoquée au moins une fois par an dans les six mois de la clôture des comptes de l’exercice et chaque fois qu’il en est besoin, sur convocation du président de l’association ou sur la demande du quart des membres cotisant régulièrement.
L’ordre du jour, fixé par le conseil d’administration, est indiqué sur la convocation. Elle est présidée par le président, à défaut par un membre du bureau désigné par lui, assisté des autres membres du dit conseil. En cas d’incapacité de désignation, le membre le plus âgé du conseil prendra la décision.
Pour pouvoir valablement délibérer, il faut que le nombre des membres présents ou représentés à l’assemblée générale soit au moins égal au quart des membres de l’association. Si ce quorum n’est pas atteint, après un quart d’heure d’attente, l’assemblée délibérera quel que soit le nombre d’adhérents présents ou représentés.
L’assemblée générale se prononce sur chaque rapport : moral, d’activité et d’orientation et financier présentés par le conseil d’administration. Les rapports sont soumis à son approbation.
Elle arrête le montant des cotisations proposé par le conseil d’administration.
Elle discute et oriente les projets exposés.
Les votes se font à main levée.
Elle procède au renouvellement du tiers sortant des membres du conseil d’administration.
Les décisions de l’assemblée générale et du conseil ne sont valablement prises que sur les questions préalablement mises à l’ordre du jour ou soumises au vote parmi les questions écrites. Les questions orales seront laissées à l’appréciation du président de séance.

Article 11 : Assemblée générale extraordinaire

L’assemblée générale extraordinaire est convoquée dans le cas de circonstances exceptionnelles : modifications statutaires, cessation d’activité, dissolution.
Elle est organisée selon les mêmes modalités que l’assemblée ordinaire.
Elle statue à la majorité du quart des membres présents ou représentés, si le quorum n’est pas atteint, après un quart d’heure d’attente, elle délibérera avec le même ordre du jour, quel que soit le nombre d’adhérents présents ou représentés.
Les votes se font à main levée.

Article 12 : Règlement intérieur

Le conseil d’administration établit le règlement intérieur qui fixe les divers points non prévus par les statuts et précise les modes de fonctionnement de l’association et de ses activités.
L’assemblée générale sera informée des modifications ou ajouts.

Article 13 : Modifications des statuts

Sur proposition du Président, il sera créé une commission de 4 à 6 membres volontaires du conseil d’administration qui pourront soumettre un projet au dit conseil suivi d’un vote à main levée ou à bulletin secret. La commission pourra s’adjoindre une personne compétente, de préférence du Cercle, pour conseils.
Tout adhérent pourra formuler des propositions qui seront examinées en Conseil d’administration ou si nécessaire en commission.

Article 14 : Dissolution

L’assemblée générale extraordinaire a compétence pour prononcer la dissolution de l’association. Elle désigne un ou plusieurs liquidateurs afin que l’actif soit dévolu à un organisme ayant les mêmes buts conformément à l’article 9 de la loi du 1er juillet 1901.

Fait à Saintes le 2 décembre 2023
Le Président Éric BOUDEAUD