Le réglement intérieur

Le présent règlement intérieur complète l’article 12 des statuts du Cercle Généalogique de Saintonge (CGS).

Chapitre 1: Les membres

A/ Adhésion

Les personnes désirant adhérer devront remplir une demande d’adhésion. Cette adhésion est faite au nom d’une personne physique et non d’une association, renouvelable tous les ans après règlement de la cotisation.
Association non ouverte aux professionnels. Pour les mineurs, il sera demandé une signature du représentant légal. Il est remis à chaque nouveau membre une carte de l’association et un numéro d’adhérent à rappeler dans toute correspondance.
Le bénévolat est un choix volontaire. Le bénévole s’engage sans chercher de contrepartie financière. Il participe en fonction de ses disponibilités.

B/ Obligations et droits des membres

Les membres adhérents doivent s’acquitter de la cotisation fixée annuellement par l’Assemblée Générale (AG) sur proposition du conseil d’administration (CA). Cette cotisation est annuelle et couvre l’année civile ; elle est définitivement acquise. Il ne saurait être exigé un remboursement en cas de démission, d’exclusion ou de décès du membre.

C/Radiation

Conformément à l’article 5 des statuts, un membre peut être exclu.

Chapitre 2 : Fonctionnement de l’Association

D/ Accès à la salle de lecture

Dès son arrivée, l’adhérent doit se présenter au bureau d’accueil en déclinant son nom.
Une fiche nominative devra être obligatoirement mise à la place du dossier emprunté.
Ne pas oublier de remettre dans les dossiers suspendus, en quittant la salle, les relevés consultés.
La salle de lecture est réservée à la consultation :
– des relevés BMS, état civil et actes notariés,
– des documents déposés par les adhérents,
– des ouvrages de la bibliothèque,
– des bulletins des autres Cercles généalogiques,
– des données BMS sur ordinateurs, état civil et actes notariés de notre Cercle, des BMS et état civil du C.G.A. (La Rochelle) et du C.G.S.S. Nord Gironde (Montendre).
Des photocopies peuvent être demandées.
Les relevés manuscrits, les documents placés dans la salle d’exploitation doivent être demandés à l’accueil.
Les relevés de registres paroissiaux, pastoraux, état civil et certains relevés d’actes notariés sont vendus sous forme de brochures, à demander à l’accueil, ou par courrier postal ; la fiche de commande et le paiement doivent être fournis. Les tarifs sont fixés par les responsables. La reproduction en est interdite. Les relevés des contrats de mariage sont fournis aux conditions indiquées sur notre site CGS et dans la revue. Ils sont aussi consultables au local, sur nos brochures, ou dans notre base de données. En outre, tout membre d’un cercle fédéré aura droit de consultation de toute notre documentation.
La copie de nos données sur tout support numérique (clé USB, CD, DVD…) est strictement interdite ; le contenu de la base de données (Nimègue), est la propriété du CGS.
Seules sont autorisées les photos des contrats de mariage fournies par des membres, sous contrôle au local d’un responsable. A la demande d’un adhérent intéressé, ces photos peuvent être envoyées par courriel.

Recommandations

-Ne pas utiliser de téléphone portable
-Ne pas manger et boire à proximité des ordinateurs et documents

-Ne pas amener d’animaux domestiques.

E/ Bureau et conseil d’administration

Le bureau traite des affaires courantes sous contrôle du Président qui peut organiser des réunions sur convocation, verbales ou écrites. Certains sujets débattus pourront servir à la réunion du CA suivante. Un procès-verbal sera établi et annexé au registre de délibérations du conseil d’administration. Lors d’un CA, chaque membre ne pourra disposer que d’un pouvoir. Dans le cas où plusieurs pouvoirs seraient attribués à un seul membre, ils seront distribués aux autres membres par ordre décroissant d’âge.
La convocation peut être envoyée par courrier postal ou électronique. En cas d’absence, l’envoi du pouvoir par courriel est accepté. Le Président informera le conseil de toute demande de participation à une manifestation émanant d’associations généalogiques et autres. Il est souhaitable que la décision lui revienne et en cas d’urgence, prendra l’initiative qui convient le mieux, après consultation des membres du bureau.
En cas d’événement exceptionnel (pandémie, etc), le président pourra prendre toute disposition pour une réunion dématérialisée.

F/ Assemblée générale ordinaire ou extraordinaire

Conformément aux articles 10 & 11 des statuts de l’association, l’assemblée générale ordinaire se réunit une fois par an dans les conditions définies par les statuts. Chaque adhérent dispose d’une voix à titre personnel. Les membres qui sont empêchés de se rendre à l’AG, peuvent se faire représenter par un mandataire adhérent de l‘association en envoyant un pouvoir signé. Tout adhérent présent à l’AG peut disposer de 5 pouvoirs signés. Les pouvoirs reçus sans nom de bénéficiaire sont répartis entre les membres présents.
Les mêmes dispositions sont prises pour une assemblée générale extraordinaire concernant les deux précédents alinéas. En cas d’événement exceptionnel (pandémie, etc), le président ou le conseil d’administration pourront prendre toute disposition par une assemblée dématérialisée. En outre, les convocations peuvent être envoyées par voie postale ou électronique, éventuellement un mixte des deux.

G/ Frais de manifestations et missions extérieures

En fonction des finances du CGS, les modalités sont les suivantes :
-le CA définira, en amont, les frais engagés dans le cadre de leur mission, pour des membres du conseil ou pas,
-les justificatifs devront être fournis,
-en ce qui concerne les congrès nationaux ou assimilés, un conseil d’administration définira, en amont, ces remboursements.

H/ Travaux des bénévoles actifs sous l’égide du CGS

Il a été institué un(e) responsable de coordination des travaux à effectuer au sein du conseil. Des consignes ont été adoptées par le CA et entérinées par l’assemblée générale suivante. Ce responsable est à contacter pour tout dépouillement ou autres travaux de saisie. Les travaux fournis deviennent la propriété intellectuelle du CGS et ils ne peuvent plus être récupérés, pour quelque motif que ce soit. Les seules exceptions, à discuter, sont celles provenant de recherches personnelles ; en effet, les documents ou sources ont pu disparaitre depuis le travail effectué. Toutes données du CGS prêtées pour effectuer des indexations ou autres, engagent l’adhérent à les restituer, terminées ou pas, avec la partie effectuée, sans les diffuser ou les communiquer.
Des généalogistes, non membres du CGS, effectuant des travaux et voulant les offrir, devront se conformer aux mêmes conditions. En règle générale, le CGS s’autorise à utiliser comme il l’entend tous travaux.
Si le bénévole veut apporter une restriction par rapport à une entité, il devra en informer le CA du CGS.
Toutes ces dispositions sont applicables sur tout le potentiel détenu.
Enfin la base de données Nimègue et les ordinateurs du CGS, ne doivent être confiés qu’à des responsables y travaillant sur le fonds et ayant signé la convention CGS-membres.
Aucun membre ne doit diffuser les données du CGS dans un but lucratif et concurrentiel, ni les utiliser pour alimenter ou compléter des sites, ouvertement commerciaux ou même en apparence d’utilisation gratuite ; seul le CA peut le déterminer dans le cadre d’un partenariat avec d’autres associations.

Chapitre 3 : Communication

I/ Site Internet

Afin de faire connaître son existence et ses activités, le CGS dispose d’un site Internet : https://www.cgsaintonge.fr

J/ Généabank

Ce service de recherches généalogiques est ouvert à tous les adhérents à jour de leur cotisation. Un code d’accès est attribué lors de l’inscription. Il est attribué à chacun, trimestriellement, un nombre de points, défini par les responsables, après avis du CA. Toutefois, il peut être demandé un complément de points. Il n’est pas possible de faire des échanges de points entre adhérents.
Les actes notariés du CGS ont été incorporés, sans filiation.
Autre avantage : la mutualisation de ce service par de nombreuses associations généalogiques.

K/ Permanences

Une permanence est tenue par les administrateurs à notre local et à notre antenne de Saint-Jean-d’Angély. Pour les horaires d’ouvertures, voir sur le site et dans notre revue.

L/ Publications

Le bulletin est une publication trimestrielle adressée aux adhérents ayant souscrit la cotisation annuelle avec abonnement. Il a pour but de favoriser les échanges d’informations généalogiques entre les adhérents (entraide, publication de généalogies, de listes patronymiques), avec possibilité de poser des questions. Un répertoire annuel de nos brochures BMS est inséré avec la première revue de l’année civile.

M/ Relations avec les Associations

Le Cercle généalogique de Saintonge est affilié à la Fédération Française de Généalogie reconnue d’utilité publique le 23 avril 2017. Le cercle est rattaché au collège C.

Fait à Saintes, le 10 février 2024
Le Conseil d’Administration